• Новости
• О компании
• Услуги
• E-Staff
• Клиенту
  • Заявка
  • Статьи
• Соискателю
• HR-специалисту
• Контактная информация

В компанию требуется офис-менеджер…

Ваша компания растет в количественном и качественном отношении, Вы довольны своими сотрудниками и их успехами в работе. Однако Вы можете заметить, что с ростом достижений не всегда удается полностью контролировать процессы, происходящие в офисе. В частности, может сложиться такая ситуация, что специалистам приходится отвечать на телефонные звонки, принимать и отправлять факсимильные сообщения, а также заниматься другой деятельностью, которая не имеет отношения к их прямым обязанностям. Решением данной проблемы является принятие в штат сотрудника, который взял бы на себя функции управления жизнедеятельностью офиса. Итак, Вам в компанию  требуется офис-менеджер.

Для начала составьте подробное описание вакансии. Этот подготовительный этап чрезвычайно важен - он поможет Вам четче понимать, какого сотрудника Вы хотите найти, какие задачи он будет выполнять, как будет взаимодействовать с остальным персоналом компании.

На что стоит обратить внимание при выборе кандидата на данную позицию?

Прежде всего, это опыт административной деятельности: согласитесь, новичок может не осознавать всей ответственности, которая ляжет на его плечи, и Вы можете потратить немало времени на объяснение ему таких моментов, как работа с оргтехникой, деловой этикет и дресс-код, не говоря уже о субординации.

Кроме того, немаловажную роль играют личные качества кандидата. Несомненно, хорошим офис-менеджером может стать человек ответственный, исполнительный, стрессоустойчивый и коммуникабельный. Что касается возраста, то в данном случае он не имеет принципиального значения, но постарайтесь избежать крайностей. А вот пол будущего офис-менеджера выбирайте по своему усмотрению.

Также не забудьте учесть тот момент, что если Ваша компания занимается внешнеэкономической деятельностью, международными закупками или каким-то образом связана с иностранными клиентами, то обязательным пунктом при приеме на работу будущего сотрудника является знание иностранного языка, а по возможности и нескольких. Офис-менеджер в данном случае является ни много ни мало лицом Вашей фирмы и должен уметь грамотно и вежливо встретить Вашего клиента, предложить ему напитки и, в случае необходимости, тактично попросить его подождать.

Проверить знание иностранного языка можно самостоятельно, задавая вопросы кандидату, с помощью теста или предложить составить деловой документ. Также можно обыграть возможную рабочую ситуацию. Обратите внимание на то, какое именно владение иностранным языком Вам необходимо:  письменное (умение вести деловую переписку, составлять документы и договора), устное (типичные вежливые выражения, ответы на звонки, синхронный и подстрочный перевод) или знание узконаправленных терминов конкретной предметной области, в которой работает Ваша фирма.

На собеседовании обращайте внимание на внешний вид соискателя: деловой стиль одежды, аккуратность и соответствие внешнего вида ситуации. Пунктуальность будущего офис-менеджера также является важным фактором при приеме на работу, равно как и его грамотная речь, тактичность и вежливость.  

Для создания более точного портрета кандидата можете предложить ему пройти психологический тест. Оцените результаты: лидерские качества, креативность или повышенная эмоциональность могут препятствовать ему в успешной работе на данной должности. Существуют различные варианты тестов на профориентацию, результаты которых помогут Вам определиться с выбором.

С Вашей же стороны требуется четко определить функции и должностные обязанности Вашего офиса-менеджера. Таковыми могут являться:

• жизнеобеспечение офиса (заказ канцелярии, воды), 
• прием и распределение входящих звонков и корреспонденции, 
• ведение деловой переписки (в том числе на иностранном языке), 
• административная поддержка деятельности руководителя,
• координация деятельности всех сотрудников офиса,
• прием посетителей и их размещение,
• ведение отчетности,
• ведение первичной бухгалтерии и КДП,
• подготовка документации,
• бронирование и заказ билетов, номеров в гостиницах;
• осуществление заказа хозяйственных средств,
• расчет бюджетирования расходов,
• оперативное решение возникающих вопросов, личных поручений.

Когда Вы уже определились с выбором кандидата, очень важно четко и подробно проговорить соискателю все условия и компенсационный пакет, которые Ваша компания готова ему предложить. Уделяйте внимание мелочам и деталям, которые для Вас и для Вашего будущего работника принципиальны: график работы, система оплаты, непосредственное подчинение, внешний вид и многое другое.

Если же наши советы по выбору хорошего специалиста и помощника в лице офис-менеджера не смогли Вам помочь, то можем дать последний полезный совет: воспользуйтесь услугами рекрутингового агентства. Специалисты быстро и качественно подберут Вам именно такого человека, который быстро освоится в Вашей фирме и станет неотъемлимым звеном в команде. И Ваш офис заработает как хорошо отлаженный механизм!

Марина Карлова
«Акцент Консалтинг»